Hoidatko asian heti vai vasta myöhemmin?
Kun olet ensin saanut tallennettua ajatuksesi paperille, on seuraavana vuorossa asian hoitaminen tavalla tai toisella.
Jos asia vaatii välitöntä toimintaa, tee se heti, jos vain suinkin mahdollista. Ehkä ihmettelet, miksi edes kuluttaa aikaa tehtävän kirjoittamiseen ensin, mutta siihen on kaksi hyvää syytä:
- Saat asian pois mielestäsi.
- Asian käsittely on huomattavasti helpompaa, kun se on ensin siirretty mielestä konkreettiseen kirjalliseen muotoon.
Voi myös olla, että tajuat asian tärkeyden ja kiireellisyyden vasta siinä vaiheessa, kun näet sen konkreettisesti silmiesi edessä.
Myöhemmin hoidettavat asiat
Jos asia ei hoitunut välittömästi tehtyäsi muistiinpanon, on kertyneille muistiinpanoille tehtävä jotain päivän tai vähintään viikon päätteeksi.
Käytännön kokemuksen kautta opit parhaiten, mikä on sinulle sopiva rytmi ja toimivin systeemi käydä muistiinpanot läpi ja laittaa asiat järjestelmään. Säännöllisyys on kuitenkin avainsana, jotta muistiinpanojen läpikäynnistä tulee sinulle tapa.
Muistilappujen päivittäinen käsittelyprosessi omassa elämässäni
Samana päivänä toimia vaativat asiat
Jos asia on saman päivän aikana hoidettava, kirjaan sen suoraan sen päivän tehtävälistaan jos vain suinkin mahdollista. Jos tehtävälista ei ole lähettyvillä, kirjoitan asian muistiin ja laitan lapun johonkin, josta näen sen varmasti, esimerkiksi tietokoneeni näppäimistön päälle tai puhelimen suojakoteloon.
Viikon sisällä tehtävät asiat
Jos asia on kiireellinen, mutta ei tämän päivän asia, lisään sen post-it -lapulla päiväohjelmaani. Siitä näen sen, ja voin tehdä sen vielä saman päivän aikana mikäli aika riittää, tai sitten siirrän sen seuraavaa päivää suunnitellessani helposti eteenpäin.
Jos asia on tehtävä viikon sisällä jonkun tietyn päivän aikana, lisään sen suoraan sen päivän tehtävälistaan.
Myöhemmin tapahtuvat asiat jätän odottamaan viikoittaista suunnittelusessiota.
Viikoittainen suunnittelusessio
Kerran viikossa, yleensä viikonlopun aikana, käyn läpi kaikki uudet vielä käsittelemättömät muistiinpanot ja suunnittelen tarkemmin tulevaa.
Aloitan kiertämällä ensin kaikki paikat, joihin muistilappuja kertyy, mikä kotonani tarkoittaa neljää eri pöytää. Lisäksi minulla on töissä käytössä pieni vihko, johon kirjaan työajalla mieleen tulevat omaa elämääni koskevat asiat.
Muistiinpanoja läpikäydessäni lajittelen ne seuraaviin kategorioihin:
Kiireelliset, tärkeät asiat
Nämä asiat olen todennäköisesti hoitanut jo viikon aikana, mutta jos en jostain syystä ole, nyt on korkea aika lisätä asia kalenteriin tai oikean päivän tehtävälistaan.
Ei kiireelliset, tärkeät asiat
Nämä ovat sellaisia asioita, joille haluan tehdä jotain, mutta aikataulu saattaa vaihdella lähipäivistä viikkoihin tai kuukausiin.
Jos haluan, että asia varmasti hoituu lähiaikoina, jätän sen irralliselle muistilapulle työpöydälleni. Silloin se on nähtävillä ja pysyy mielessä. Nämä ovat yleensä asioita, joita pitää selvittää tai joiden tekemiseen menee muutamia minuutteja, mutta tekemisellä ei ole ulkopuolelta asetettua määräaikaa. Näiden asioiden kohdalla monesti odotan jonkinlaista inspiraatiota tai sitten vain sopivaa hetkeä.
Jos asialla ei ole lainkaan aikataulua, voi olla, että innostun tekemään sen jo huomenna, tai sitten voi olla, etten innostu siitä koskaan. Aikatauluttomia ovat esimerkiksi kirja- ja tuotevinkit, jotka tallennan omaan sähköiseen listaansa. Mutta jos haluan lukea kirjan mahdollisimman pian, laitan siitä heti varauksen kirjastoon tai tilaan sen.
Voi myös olla, että koen asian tärkeäksi nyt, mutta ajan myötä se menettää tärkeytensä mielenkiinnonkohteiden, toiveiden ja tarpeiden muuttuessa, ja se on ok.
Ei kiireelliset, ei tärkeät asiat
Jos asia ei oikeasti ole kiireellinen eikä tärkeä, ei ole mitään syytä käyttää siihen yhtään enempää aikaa. Asia on jo saatu pois mielestä, mikä on se tärkein askel, sillä nyt se ei enää kuormita mieltä.
Jotkut näistä muistiinpanoista voi repiä suoraan roskiin.
Jos en ole vielä valmis hävittämään muistiinpanoa, laitan sen puukulhoon, johon kerään muutkin vastaavat odottamaan. Ehkä siitä tulee joku päivä tärkeä ja haluan tehdä asialle jotain, tai sitten olen vihdoin valmis luopumaan siitä.
Tärkein on tärkeintä
Kategoria, jota en vielä käsitellyt on kiireelliset, ei tärkeät asiat, jotka sivuutan nykyään aika kiitettävästi. Saadakseni ylläpidettyä omaa rentoa elämänrytmiäni harvemmin enää reagoin asioihin, joihin pitäisi reagoida nyt ja heti, tai mielellään viimeistään huomenna. Jos asia aiheuttaisi tarpeetonta kiirettä ja stressiä, se on monesti suora hylkäysperuste.
Tärkeintä on, että kaikki sinulle tärkeät asiat ovat jossain muistissa siten, että ne tulevat hoidettua ajallaan. Kaikki tärkeät kalenterimerkinnät ovat kalenterissa ja tehtävälistat ajantasalla.
Kun tiedät, että kaikki tärkeä tulee hoidettua ajallaan, voit elää muun ajan fiiliksen mukaan mahdollisimman paljon flow-tilassa vietitpä sitten aikaa töiden tai rakkaimman harrastuksesi parissa, läheisten kanssa tai vaikka siivoten.
Minulle sopii rytmi, jossa ei tarvitse hötkyillä, vaan tilaa jää unelmoinnille, uudelle tiedolle, suunnittelulle, luovuudelle ja hiljaisuudelle. Viimeksi kirjakaupassa, kun myyjä tuli tarjoamaan apua, totesin vain, etten etsi mitään, minä vain fiilistelen. Havainnoin ympäristöä aisteillani ja annoin ideoille tilaa syntyä - ja sainkin muutaman hyvän oivalluksen.
Millaista elämää ja elämänrytmiä sinä haluat luoda itsellesi?
Olisiko aika järjestää stressi ja kiire pois ja luoda enemmän tilaa oman näköiselle elämälle?
Tämä blogiteksti syntyi rakkaudella ilman sponsorointia tai affiliaattilinkkejä.
