Kun olet ensin saanut ajatuksesi paperille ja paperit järjestykseen, on aika poimia muistiinpanoista kaikki tärkeät tehtävät ja tavoitteet ja tehdä suunnitelma niiden saavuttamiseksi.
Yksinkertaisuuden vuoksi jaottelen projektit kolmeen kokokategoriaan: mini-, pieni ja suuri projekti.
Onko asia tärkeä?
Varmista ensin, että tavoite, jonka saavuttamiseksi olet rakentamassa suunnitelmaa, on tärkeä sinulle.
Onko sillä määräaikaa?
Kun olet varmistunut asian tärkeydestä, on seuraavaksi hyvä hahmottaa sen tekemiseen kuluva aika ja mahdollinen määräaika.
Jos tehtävällä ei ole määräaikaa, sinun on itse määriteltävä, milloin haluat tehtävän olevan tehtynä.
Miniprojekti
Miniprojektissa sinulla on selkeä tavoite ja siihen vaadittavat toimenpiteet ovat pääasiassa saman asian toistoa riittävän monta kertaa.
Yksinkertainen esimerkki miniprojektista on kaikille tuttu kouluvuosilta eli kokeeseen lukeminen. Tiedät, milloin tentti on, ja tiedät, mitä sinun on opiskeltava koetta varten. Kun jaat sivumäärän käytettävissä olevilla päivillä, saat selville, kuinka monta sivua sinun tulee vähintään lukea päivässä, jotta ehdit koepäivään mennessä.
Poikkeuksiin kannattaa aina varautua eli pyöristä sivumäärätavoitetta ylöspäin tai pidä tavoitelukemaa minimitavoitteena, jonka yli luet aina seuraavaan sopivaan kohtaan.
Opiskelun lisäksi tämä systeemi toimii hienosti esimerkiksi kirjaston kirjojen kanssa.
Pieni projekti
Pienessä projektissa lopputulos on myös tiedossa, mutta vaadittavat toimenpiteet ovat hieman monimuotoisempia kuin vain yhden asian toistoa.
Itselle erittäin tuttu jokaviikkoinen pieni projekti on Nyt on aika -viikkokirjeen lähetys ja siihen liittyvän blogitekstin julkaisu.
Projektin välitavoitteet
Kun aloin suunnitella, miten saisin viikkokirjeen kirjoituksen parhaiten osaksi arkea, pilkoin projektin ensin itselleni sopivan kokoisiin palasiin. Tekstin aiheen ideointi on luonnollisesti ensimmäinen tehtävä ja tekstiluonnoksen kirjoittaminen toinen. Yksi tehtäväkokonaisuus on tekstiin sopivan sitaatin etsiminen ja siitä kuvan tekeminen.
Tällä hetkellä yksi julkaisu alkaen aiheen ideoinnista päättyen sen jakoon somessa jakautuu 21 tehtävään suunnitelmassani.
Projektin aikataulutus
Viikkokirje julkaistaan maanantaisin, joten siitä ajankohdasta alkaen aloin suunnitella taaksepäin, milloin mikäkin tehtävä tulee olla valmiina, jotta kirje on lukijan sähköpostissa maanantaiaamuna klo 5.
Ajankäytön suunnittelussa minun oli otettava huomioon suurin aikasyöppöni eli palkkatyö. Painotan viikon tehtävät alkuviikkoon niin, että tiistaisin teen valtaosan, jolloin on blogitekstin julkaisupäivä ja onneksi myös palkkatyössä viikon helpoin ja lyhin työpäivä.
Miten varautua poikkeustilanteisiin?
Jos en työpäivinä syystä tai toisesta ehdi, valuvat alkuviikon tehtävät loppuviikkoon, jossa minulla on onneksi lauantai minipuskurina.
Todellisessa hätätilanteessa saan toki kirjeen kasaan 1-2 päivässä, mutta en nauti sellaisesta työskentelystä. Haluan antaa ideoiden hautua yön yli ja tekstin kypsyä hitaasti. Siksi tykkään nykyisestä systeemistäni, jossa tekstiluonnoksesta blogijulkaisuun on varattu 17 päivää.
Koska olen rakentanut suunnitelmaani puskurin poikkeustilanteiden varalle, on minulla samanaikaisesti jopa kolme tekstiä työn alla. Yhden viikon voin olla poissa pelistä vaikka kuumeen kaatamana ilman, että se näkyy lukijoille mitenkään. Jos taasen minulla on tiedossa matka, voin ennakoida sen kirimällä tehtäviä ennakkoon.
Suuri projekti
Suureksi projektiksi määrittelen asian, jossa ei ole selkeää lopputulosta, tai ehkä toivottu lopputulos on tiedossa, mutta ei miten sinne päästään. Tällöin järkevin tapa suunnitella on edetä askel kerrallaan.
Idealista
Alkuun pääsemiseksi kannattaa kirjoittaa lista ideoista ja asioista, joita ajattelet, että halutun lopputuloksen saamiseksi vaaditaan. Päivitä sitten tuota listaa matkan varrella, kun opit kokemuksen kautta asiasta lisää.
Listasta on sekin hyöty, että kun olet ottanut yhden askeleen eteenpäin, voit katsoa listasta seuraavan askeleen, jos jo otettu askel ei automaattisesti johda mihinkään. Näin et jää jumiin, vaan projektisi jatkaa etenemistä.
Hyvä tavoite on ottaa edes yksi pieni askel päivässä, esimerkiksi vaikka jonkin asian tiedustelu.
Pilko pienempiin projekteihin
Suuresta projektista kannattaa toki, jos vain mahdollista, lohkaista pienempiä projekteja, jotka ovat selkeitä kokonaisuuksia tavoitteineen ja määräaikoineen. Silloin voit tehdä suunnitelman kuten pienessä projektissa, eli pilkot tehtävän sopivan kokoisiin osiin ja aikataulutat ne tämän hetken ja määräajan väliselle ajalle.
Suunnitelma pelastaa yöunet
Projektin suuruus ei mielestäni vaikuta siihen, viekö projekti yöunet vai ei. Määräajan luoma paine on se, joka alkaa vaikuttaa nukkumiseen. Mitä vähemmän aikaa sinulla on projektin loppuunsaattamiseen, sitä todennäköisemmin se vaikuttaa yöuniisi. Tällöin paras keino pelastaa yöunet on tehdä selkeä suunnitelma, miten pääset haluttuun lopputulokseen tavoiteajassa.
Itsestään selvää tietenkin on, että aina kannattaa painottaa tehtäviä lähemmäs nykyhetkeä kuin viime hetkeä, jotta jää pelivaraa.
Lisäksi, jos asia on vieras etkä ole ennen tehnyt sitä, sanotaan, että sen tekemiseen kannattaa varata kolminkertainen aika kuin mitä alun perin ajattelit.
Jos kaipaat painetta, luo painetta
Moni valitettavasti motivoituu tiukasta aikataulusta, eli saa asioita aikaan vasta sitten, kun on ihan pakko toimia, jotta ehtii määräaikaan mennessä.
Minäkin toimin parhaiten paineen alla, mutta jotta saan stressiä vähennettyä, en jätä asioita viime tippaan, vaan luon kuvitteellisen aikataulupaineen omilla suunnitelmillani. Siten saan tehtyä asioita aikaisemmin ja saan viikkokirjeenkin valmiiksi viikkoa ennen sen julkaisua.
Tee kirjallinen suunnitelma
Ehdottomasti kannattaa aina tehdä kirjallinen suunnitelma, sillä vaikka olisi kuinka innostava projekti niin yöuniaan ei kannata uhrata.
Suunnitelman tekeminen on helppo, halpa ja yllättävän toimiva konsti levollisiin yöuniin.
Tämä blogiteksti syntyi rakkaudella ilman sponsorointia tai affiliaattilinkkejä.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti